Όταν ετοιμάζεσαι να βγεις σε άδεια ή να πας ένα ταξίδι, που τόσο καιρό περιμένεις, το τελευταίο πράγμα που θέλεις είναι να ασχοληθείς με τα επαγγελματικά emails. Κι όμως, το μήνυμα “Out of Office” παραμένει μια σημαντική επαγγελματική λεπτομέρεια, που δεν πρέπει να παραβλέπουμε.

Ένα σωστά διαμορφωμένο αυτόματο μήνυμα απάντησης δεν είναι απλώς θέμα ευγένειας, αλλά ένα κομμάτι της επαγγελματικής εικόνας και της επικοινωνιακής κουλτούρας μιας επιχείρησης.

Το καλό νέο είναι ότι το “Out of Office” email δε χρειάζεται να είναι βαρετό ή τυπικό. Αντίθετα, μπορεί να ενημερώνει αποτελεσματικά, να ενισχύει το brand σας και σε ορισμένες περιπτώσεις ακόμη και να χαμογελάσει τον παραλήπτη.

Out of office: Η κλασική επιλογή που δεν αποτυγχάνει ποτέ

Για πολλούς επαγγελματίες, η ασφαλής λύση είναι και η πιο αποτελεσματική. Ένα λιτό και ξεκάθαρο μήνυμα που περιλαμβάνει την περίοδο απουσίας, την ημερομηνία επιστροφής και έναν εναλλακτικό τρόπο επικοινωνίας σε περίπτωση ανάγκης.

Η σαφήνεια είναι το “κλειδί”. Ο παραλήπτης χρειάζεται να γνωρίζει πότε μπορεί να περιμένει απάντηση και σε ποιον μπορεί να απευθυνθεί αν το θέμα είναι επείγον.

Ένα σωστό επαγγελματικό μήνυμα δείχνει οργάνωση και σεβασμό στον χρόνο των άλλων, ακόμη κι όταν λείπετε.

Χρησιμοποιήστε το email ως εργαλείο προβολής

Το αυτόματο μήνυμα μπορεί να λειτουργήσει και ως ένα διακριτικό εργαλείο marketing. Πέρα από την ενημέρωση για την απουσία σας, μπορείτε να προσθέσετε ένα πρόσφατο άρθρο από το blog της εταιρείας, ένα newsletter, παρουσία στα social media ή έναν σύνδεσμο προς νέα προϊόντα και υπηρεσίες. Με αυτόν τον τρόπο, το κοινό σας παραμένει συνδεδεμένο με το brand ακόμη και κατά τη διάρκεια της απουσίας σας. Πρόκειται για μια απλή αλλά ιδιαίτερα έξυπνη τακτική που αξιοποιούν όλο και περισσότερες επιχειρήσεις.

Το “Out of Office” ως επαγγελματική ευκαιρία

Δεν είναι όλες οι απουσίες ίδιες. Αν λείπετε λόγω συνεδρίου, επαγγελματικού ταξιδιού ή εκπαιδευτικού σεμιναρίου, μπορείτε να αξιοποιήσετε το μήνυμα ώστε να ενισχύσετε την εικόνα της εταιρείας σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να αναφέρετε ότι συμμετέχετε σε διεθνές συνέδριο, παρακολουθείτε νέες τάσεις του κλάδου ή εκπαιδεύεστε πάνω σε καινοτόμες πρακτικές.

Έτσι, το μήνυμα δε λειτουργεί μόνο ενημερωτικά αλλά και ως ένδειξη εξέλιξης και επαγγελματισμού. Οι πελάτες εκτιμούν επιχειρήσεις που επενδύουν στη γνώση και στην ανάπτυξη.

Out of office με χιούμορ για να κάνεις τη διαφορά

Τα τελευταία χρόνια, ολοένα και περισσότεροι επαγγελματίες επιλέγουν πιο δημιουργικά και χιουμοριστικά “Out of Office” emails. Ένα έξυπνο μήνυμα μπορεί να κάνει τον παραλήπτη να χαμογελάσει, να δημιουργήσει πιο ανθρώπινη σύνδεση και να αφήσει θετική εντύπωση.

Φυσικά, η δημιουργικότητα χρειάζεται μέτρο και προσαρμογή στο ύφος της επιχείρησης. Ένα δικηγορικό γραφείο πιθανότατα θα κινηθεί διαφορετικά από μια δημιουργική εταιρεία marketing ή ένα startup brand. Το σημαντικό είναι το μήνυμα να παραμένει ευγενικό, λειτουργικό και επαγγελματικό.

Τι δεν πρέπει να λείπει ποτέ από ένα Out of Office email

Ανεξάρτητα από το ύφος που θα επιλέξετε, υπάρχουν ορισμένα βασικά στοιχεία που πρέπει πάντα να περιλαμβάνονται:

• Η περίοδος απουσίας
• Η ημερομηνία επιστροφής
• Εναλλακτική επικοινωνία για επείγοντα θέματα
• Ρεαλιστικές προσδοκίες για τον χρόνο απάντησης
• Επαγγελματικός τόνος
• Αποφύγετε υπερβολικές λεπτομέρειες για τις διακοπές ή την προσωπική σας ζωή, καθώς και μηνύματα που μπορεί να θεωρηθούν υπερβολικά ανεπίσημα.